[ACTU CARRIÈRE] KEEP CALM c’est bientôt les vacances !

Jul 19, 2019

***English version below***

Vous attendez souvent les vacances avec impatience, pour vous ressourcer, faire du sport, vous étendre sur un transat à ne rien faire ou être en communion avec la nature ou que sais-je encore… Pour profiter au maximum et éviter que ces jours de repos (et votre rentrée !) ne soient impactés par le stress, il est important de bien organiser votre travail en amont de votre absence... 
En somme, cela revient à préparer le départ du travail pour le départ des vacances… Vous nous suivez ? C’est par ici…

Voici quelques conseils qui vous aideront à vous organiser à votre travail pour profiter pleinement de votre été !

Listez vos priorités avant de partir

Faîtes une ‘to-do list’ qui va répertorier la liste des tâches à réaliser avant de partir en vacances. Classez ces tâches par ordre d’importance et de priorité et évaluez le temps d’exécution pour chacune d’entre elles. Commencez par l'article carrière « avaler les crapauds » et/ou utilisez la matrice du temps d’Eisenhower.

Faîtes appel au principe de subsidiarité

Quelques jours avant de partir, évaluez l’aide dont vous aurez besoin pendant votre absence. Ceci identifié, prévoyez un temps d’échange avec les personnes qui pourront vous épauler et répartissez la responsabilité de certaines de vos tâches à chacune. Prévoyez aussi un temps pour former ces personnes qui vous remplaceront sur les dossiers en cours qui ont besoin d’un suivi en votre absence. Transmettez-leur les contacts de vos interlocuteurs, faîtes un point sur l’état d’avancement des dossiers, signalez les éventuels délais à respecter et les actions à engager etc.

Enfin, pensez à demander à vos remplaçants de vous faire une synthèse de ce qui aura été réalisé en votre absence et du « reste à faire ». Il pourrait être judicieux de réserver, dès à présent dans votre agenda, un créneau pour en échanger et repartir du bon pied, qu’en pensez-vous ?

Elaborez un message d’absence

Avant le grand départ, prenez soin de prévenir vos contacts les plus réguliers afin qu’ils ne soient pas surpris de votre absence. Rédigez un e-mail d’absence du bureau en précisant bien les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence. De cette façon, les personnes qui vous contacteront pourront comprendre pourquoi vous répondrez avec moins de réactivité que d’habitude à vos e-mails.

Si le fait de vous déconnecter de votre courrier électronique pendant une période prolongée vous cause du stress, consultez vos e-mails avec parcimonie pour limiter leur éventuel impact stressant sur cette période de ressourcement.

Rangez votre bureau

Cette pré-période de vacances peut être envisagée comme l’opportunité de boucler un cycle en faisant le ménage à votre bureau, en classant vos dossiers papiers mais aussi numériques. D’abord, actualisez, ordonnez voire archivez vos dossiers importants. Puis, profitez-en aussi pour vous débarrassez de l’inutile (paperasserie, publicités, e-mails, prises de notes etc), vous vous sentirez beaucoup mieux avant votre départ en vacances mais aussi beaucoup mieux au retour !

Préparez votre come-back

Pour éviter le stress et la déprime post-vacances, nous vous recommandons également d’élaborer une ‘to-do list’ d’actions à réaliser les premières semaines de votre retour pour répondre aux éventuelles urgences. Pour chaque action planifiez un créneau dans votre agenda.
Reconnaissons-le : ayant bien décompressé pendant les vacances, la reprise se fait tout de même souvent au ralenti... alors autant anticiper pour que votre rentrée puisse se faire en douceur !
Et enfin, KEEP CALM c'est bientôt les vacances !
Maintenant que vous avez bien préparé votre départ du travail, vous avez toutes les raisons pour passer d’excellentes vacances !! D’abord, res-pi-rez… Puis, dé-co-nnec-tez ! Voyagez, faîtes du sport, prenez soin de vous, amusez-vous, profitez des moments en famille et/ou entre amis !

Attention tout de même aux coups de soleil et… n’abusez pas des glaces !

Profitez bien de vos vacances, vivez chaque minute avec enthousiasme, ressourcez-vous en énergie pour bien recharger vos batteries et revenez-nous en forme pour participer à nos prochains événements IÉSEG Network !

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KEEP CALM it’s nearly the HOLIDAYS!

Here are a few pieces of advice to help you get organized at work so you can make the most of your summer!

Everyone looks forward to the holidays - it’s a time to unwind, play some sport, relax in a deckchair and do nothing, get closer to nature or whatever floats your boat - but to really make the most of your break, to fully relax and ensure that your well-earned rest (and your return to work!) are not blighted by stress, it’s important to plan your absence from work before you leave.
In short, it means planning your departure from work as carefully as you plan your holiday getaway. You get the idea? This is how to do it…
We’ve come up with a few tips to help you plan your absence from work so you can really enjoy your summer!

Make a to-do list before leaving

Make a list of all the tasks you need to complete before going on vacation. Rank these in order of importance and priority and work out how long each of them is going to take. Start with the most difficult - see the article "Eat that frog!" and/or use Eisenhower's Urgent-Important Matrix.

Apply the principle of subsidiarity

A few days before you leave, see what help will be required in your absence. Once you have identified this, plan a handover with the people who are able to support you and divide the responsibility for some of your tasks among them. Also fix a time to train the people who will take over from you on ongoing projects that need a follow-up in your absence. Send them a list of your contacts, leave an update on the progress of the projects so far, let them know of any possible deadlines and what needs to be done etc.

Finally, remember to ask your replacements to update you on what has happened in your absence and what remains to be done. It might be a good idea to make a date in your diary right now for a handover on you return so you get off to a good start when you get back.

Leave an out of office email

Before you leave, remember to notify your most regular contacts so that they know you will be away. Write an out of office e-mail with details of who to contact for anything urgent. This way, people who try to reach you will understand why you are not responding as quickly as usual to your e-mails.

If you find disconnecting from your e-mail for an extended period is stressful, try to restrict how often you check your e-mails while you are away to avoid worries about work intruding on a time when you should be recharging your batteries.

Tidy up your office

The pre-holiday period is a good opportunity to put your house in order by tidying your desk and filing not just your paper files but also the digital ones. First, update, arrange and archive your most important files. Then, take the opportunity to get rid of the clutter (old paperwork, advertising, e-mails, note taking etc). You will feel much better when you start your vacation but also much better on your return!

Prepare for your return

To avoid stress and post-holiday depression, we also recommend that you draw up a to-do list for the first weeks of your return to deal with any important matters. Clear a space in your diary for all the jobs that need doing. Recognise the fact that having unwound and switched off during the holidays it can take a while to get back in the swing ... anticipate this so that your return to work goes smoothly!
And finally, KEEP CALM it's nearly the holidays!

Now that you’ve fully prepared for your departure, there’s no reason not to have a great holiday!! First, take a few deep breaths ... then, disconnect! Travel, play some sport, take care of yourself, have fun and enjoy yourself with family and/or friends!
Make sure you don’t get sunburnt and ... don’t overdo the ice cream!

Enjoy your holiday, really make the most of your free time, take care of yourself, recharge your batteries and come back ready to take part in our upcoming IÉSEG Network events!


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