[NEWS CARRIÈRE] Gestion des emails : améliorez votre productivité !

NEWSLETTER ACTUALITÉ CARRIÈRE IÉSEG NETWORK – MAI 2023
Gestion des emails : améliorez votre productivité !

Identifier ses objectifs utiles
Dans le livre de Sally McGhee, « Microsoft Office Outlook pour l’entreprise – Reprenez le temps en main ! », à partir de laquelle cette news carrière s’inspire, figure une première partie dédiée à la productivité personnelle.
Souvent, nous pensons que la productivité personnelle se résume au fait de réaliser des actions. Or, il peut arriver que nous réalisions une succession d’actions sans pour autant être ou se sentir productif… L’auteure explique fort bien que cela provient du non rattachement de nos actions à des objectifs utiles. 
L’un des principes fondamentaux de son livre repose sur le fait que : « votre productivité n’a de valeur qu’en fonction de vos objectifs ». Dit autrement, être productif c’est « réaliser des actions liées à des objectifs utiles ».
Selon Sally, c’est d’ailleurs dans ces objectifs utiles que chacun trouve la source de sa motivation. Sans objectif utile clairement défini, certes vous accomplirez des tâches mais en ayant le sentiment intérieur profond de ne pas être efficace et productif… !

Créer des Actions Stratégiques Suivantes (ASS)
Sally introduit la notion d’Action Stratégique Suivante (ASS). C’est une action pour répondre à ses objectifs utiles qui est essentielle à réaliser et qui ne dépend d’aucune autre action. C’est sur ce concept qu’elle élabore toute sa stratégie de réussite pour le traitement et l’organisation des emails.

Planifier et réaliser les Actions Stratégiques Suivantes
Pour le traitement et l’organisation de vos emails, Sally recommande de réserver à l’avance dans votre calendrier 1h par jour où vous serez au calme pour vous concentrer et réfléchir et ce sans être interrompu. A titre indicatif, il faut compter en moyenne 1h pour gérer entre 50 et 60 h d’emails. 
Sally a mis au point un modèle appelé « Modèle de prise de décision du flux de travailⁱ » qui a pour objectif de vous aider à traiter et organiser de manière continue le flux de vos emails que nous allons résumer ainsi :
Triez les emails dans l’ordre où vous voulez les traiter. Surtout ne pas passez au second mail sans que le premier ait été traité. Autrement dit, ne jamais refermer un email dans la Boîte de Réception mais prendre une décision et faire quelque chose avec avant de passer au suivant.
Voici les questions à se poser pour chacun des emails :

→ Pouvez-vous y donner suite en agissant ?

Compte tenu de ce que vous avez à réaliser par ailleurs, est-ce le bon moment pour réagir à cet email ?
Si NON, 

• Classez-le dans un dossier : Catégorie « Un jour peut-être » ou supprimez-le

Si OUI, 
Définissez l’ASS par un verbe d’action correspondant à une action réalisable qui ne dépende d’aucune autre action.
Assurez-vous tout d’abord que l’action requise correspond à l’un de vos objectifs utiles. Cette question vous permettra ainsi de bien identifier ce à quoi vous voulez consacrer votre temps et votre énergie.

Pour traiter et organiser chaque email simplement, aidez-vous des 4 actions pour la prise de décisionⁱⁱ :

• Supprimer

Si elle n'est pas liée à un objectif ou si vous pouvez la trouver ailleurs ou si vous savez que vous n'y ferez pas référence dans 3 à 6 mois ou si elle n'est pas légale ou si elle ne concerne pas les ressources humaines.

• Executer si cela prend moins de 2 minutes

Il s’agit d’une moyenne mais disons que l’essentiel est de réaliser ces actions dès lors que vous évaluez qu’elles vous prennent autant de temps que pour les enregistrer. Répondre et/ou archiver

• Déléguer

Transférer la demande à la personne adéquate et, si besoin est, assurer le suivi en répertoriant cette tâche dans la liste des tâches « Suivis des actions » que vous aurez créée au préalable

• Reporter 

Les actions à reporter font référence à toutes les autres ASS qui ne peuvent ni être réalisées en 2 minutes, ni être déléguées.

Vous allez remettre cette action à plus tard dans la Liste des tâches en l’affectant dans l’une de vos catégories ASS appropriée (que vous aurez créée au préalable). Une fois transféré, vérifiez que la ligne ‘Objet’ est bien renseignée avec le détail de l’ASS et une date d’échéance s’il le faut.

Dans le livre, Sally donne quelques statistiques qui nous semblent utiles de rappeler :

• 50% des emails peuvent être supprimés
• 30% peuvent être traités en moins de 2 minutes
• 20% peuvent être reportés

Effectuer une révision hebdomadaire et mesurer votre progression
Dans la phase de définition des priorités et de la planification, vous allez planifier dans votre Calendrier un rendez-vous de révision hebdomadaire. C’est à cette occasion que vous pourrez :

1.    Définir les priorités de vos actions à accomplir 
2.    Les planifier en passant de la Liste des tâches au Calendrier

La mise en place de cette routine vous fera gagner en temps et en efficacité.
Cette démarche en 2 temps préconisée par Sally - d’abord la Liste des tâches et ensuite le transfert vers le Calendrier - est indispensable pour d’abord recenser l’ensemble des engagements en provenance de vos diverses sources de collecte (différentes To Do Lists que vous pouvez créer par ailleurs) pour pouvoir ainsi définir vos priorités.
Ce n’est qu’à ce moment-là que vous pourrez basculer l’ensemble de vos tâches dans votre Calendrier ou de décider de les conserver dans votre Liste des tâches. Par contre, une fois que vous placez des tâches dans le Calendrier, vous vous engagez à les réaliser.
Le Calendrier est un outil de définition de vos priorités majeures pour la semaine. Seuls les éléments essentiels au soutien de vos objectifs doivent figurer dans le Calendrier. 
Bien sûr, si vous recevez un email qui correspond à une ASS pouvant être reportée mais devant être réalisée un jour particulier, il peut être directement transféré dans votre Calendrier.
Après cela, la Liste des tâches contiendra toujours les tâches que vous ne considérez pas essentielles de réaliser dans la semaine à venir.

Conclusion
Finalement, le problème n’est pas la surcharge des emails mais bien notre façon de les gérer, il ne vient pas non plus de notre gestion du temps mais de la gestion de nos engagements, le but étant que chacun puisse réaliser ses actions dans le temps imparti. 
Or, adopter de nouveaux comportements dans quelque domaine que ce soit requiert beaucoup de courage. Vous avez à présent quelques ‘quick win solutions’ pratiques que vous pouvez mettre en œuvre facilement afin de rendre votre vie plus agréable et productive.
Vous avez tout à gagner à les essayer qu’en pensez-vous ?

Elizabeth TOUCAS – Executive Strengths Coach & Career Manager – IÉSEG Network

Pour toute demande d’accompagnement personnalisé en Executive Coaching carrière dont vous auriez besoin ou pour toute demande d’informations sur le Pôle Développement Carrière, contactez-moi : e.toucas@ieseg.fr ou 06.85.33.01.57.

***

ⁱ  Source : McGhee Productivity Solutions
ⁱⁱ  Appelé en Anglais the MPS Four D’s of Decision Making