[NEWS CARRIÈRE] GTD ou Getting Things Done

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GTD ou Getting Things Done

Qu’est-ce que la méthode ‘Getting Things Done’ (GTD) ?

‘Getting Things Done’ ou GTD est une méthodologie mise au point par David Allen et présentée au public dans le livre "Getting Things Done - The Art of Stress-Free productivity" en 2001. Cet ouvrage est un outil d’apprentissage pour les personnes désireuses d’être plus productives dans leur quotidien en utilisant leur temps à bon escient mais aussi en préservant leur santé mentale.

Le postulat de départ de D. Allen est le suivant : "votre esprit est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir".

En résumé, D. Allen part du principe que si nous ne sommes pas toujours productifs quand on exécute une tâche « intellectuelle », c’est parce que nous encombrons notre cerveau inutilement. Selon lui, la principale source d’inefficacité provient de l’utilisation de notre cerveau pour se rappeler des tâches que nous avons à accomplir. Cela génère une charge cognitive accrue et du stress latent qui mobilisent trop de ressources de notre cerveau, réduisant ainsi nos capacités à travailler de façon concentrée et créative, et à prendre des décisions.

La méthode ‘Getting Things Done’ consiste donc à débarrasser notre cerveau d’un certain nombre de tâches - qu'il s'agisse de répondre à des courriels, d'organiser une réunion ou d'exécuter des actions - en les transférant dans un réceptacle externe de confiance. Une fois l'esprit débarrassé des distractions constantes, vous pouvez mieux contrôler votre travail, le clarifier et vous concentrer.

GTD pourrait être la stratégie de gestion du temps idéale pour vous si :

• Vous jonglez avec plusieurs projets simultanément et vous vous sentez submergé par des priorités concurrentes.
• Vous avez besoin d'aide pour exécuter efficacement votre liste de tâches.

Comment utiliser la méthode GTD ?

Cette méthode peut sembler au premier abord difficile d’accès car elle requiert une discipline rigoureuse qui ne pourra convenir à tous les types de personnalités. Cependant, le jeu en vaut la chandelle…

La méthode GTD repose sur cinq étapes :

Étape 1 : Collecter

Cette première étape a pour but de libérer votre esprit de tout ce qui l’occupe. Il s’agit de créer ou identifier un unique réceptacle pour y placer tout ce qui vous traverse l’esprit ou qui attire notre attention à un moment donné (pensées, idées, tâches, actions etc).

A ce stade vous ne devez ni tenter de hiérarchiser ni de classer les sujets. Efforcez-vous d'être clair sur chaque tâche pour vous aider à décider si vous voulez vraiment y consacrer du temps ou si vous devez l'écarter.

Le réceptacle pour répertorier les tâches peut être une application, un outil d'organisation (ex : Trello), un carnet, un agenda papier ou électronique etc. L'important est de choisir un outil avec lequel vous êtes le plus à l'aise et qui soit facile d’accès.

Étape 2 : Clarifier

C'est à cette étape que vous passez en revue chacune des idées et des tâches que vous avez notées, et que vous décidez de ce que vous devez faire spécifiquement pour chacune d'entre elles.

Dans un premier temps, il va falloir dissocier les éléments qui nécessitent une action spécifique de ceux qui n’en nécessitent pas.

Pour ceux qui ne nécessitent pas d’action spécifique, vous pouvez soit :

• Supprimer
• Archiver
• Classer dans un endroit en stand by (‘Un jour peut-être’)

Pour ceux qui nécessitent une action spécifique, vous pouvez soit :

• Si la réalisation de la tâche prend moins de 2 minutes et que c’est à vous de la réaliser : l’exécuter immédiatement.
• Si la réalisation de la tâche requiert plus de 2 minutes : passer à l’étape suivante, l’organisation.

Étape 3 : Organiser

Séparez vos projets en fonction du contexte, comme si vous classiez les actions par catégories. Par exemple, vous pouvez créer des listes thématiques telles que "travail", "maison", "études", "voyages", en fonction de vos besoins.

Si la réalisation de vos actions prend plus de 2 minutes et

- qu’elles ne relèvent pas de votre responsabilité : déléguez-les à quelqu'un d'autre,

- qu’elles relèvent de votre responsabilité : planifiez et organisez leur réalisation sans perdre de vue vos objectifs finaux et vos résultats escomptés selon les catégories ci-dessous.

• Tâches ponctuelles : toute tâche à action unique qui prend plus de deux minutes et qui n'entre dans aucun autre projet. Par exemple, "relire le projet de magazine avant impression".
• Actions suivantes : il s'agit de toutes les tâches qui doivent être accomplies à une date ou à une heure précise.
•  En attente : il s'agit des tâches que vous avez déléguées ou qui dépendent de quelqu'un d'autre avant que vous ne puissiez-vous mettre au travail et reprendre la main.
• Projets : tout élément dont la réalisation nécessitera plusieurs étapes sera placé dans cette rubrique. Le projet doit être découpé en plusieurs sous-actions. Elaborez cette liste d’actions avec un planning et définissez la prochaine action requise. Suivez la même trame ci-dessus pour chacune des actions. Par exemple, "Créer son site internet" est un projet car il comprend plusieurs sous-actions : la rédaction des textes, la sélection des visuels, le choix du prestataire pour créer le site internet etc

Étape 4 : Réfléchir

Il s'agit d’une étape cruciale au cours de laquelle vous devez périodiquement passer en revue toutes les listes afin de déterminer les prochaines actions à entreprendre. L'idéal est de s’accorder un temps pour le faire au moins une fois par semaine.

Cette réflexion peut également s'avérer nécessaire pour réévaluer vos priorités, inclure de nouvelles actions dans des projets et analyser les résultats des tâches précédentes. C'est le moment d'examiner l'ensemble du système pour ne rien perdre de vue.

Étape 5 : S'engager

La dernière étape de la méthode GTD consiste à choisir ce qu'il faut réaliser et quand. Même en disposant d'une liste d'actions à entreprendre, il peut être difficile de savoir quelle est la bonne chose à faire à un moment donné. D. Allen propose 4 critères pour vous aider à choisir la prochaine bonne action à entreprendre dans l’instant :

• le contexte approprié,
• le niveau de priorité et l’impact dans l’immédiat,
• le niveau d'énergie requise,
• le temps disponible.

Conclusion

La méthode ‘Getting Things Done’ est une méthode souple et facile à mettre en œuvre qui réduit la pression exercée sur votre cerveau et vous aide à accomplir les tâches les plus importantes. Bien que cette méthode nécessite un effort initial – qui peut être une barrière pour certains - elle peut devenir une seconde nature avec le temps et la pratique pour d’autres, alors pourquoi ne pas l’essayer ?

Elizabeth TOUCAS – Executive Strengths Coach & Career Manager – IÉSEG Network

Pour toute demande d’accompagnement personnalisé en Executive Coaching carrière dont vous auriez besoin ou pour toute demande d’ informations sur le Pôle Développement Carrière, contactez-moi : e.toucas@ieseg.fr ou 06.85.33.01.57.